Alles was sie über Digital Asset Management wissen müssen

DAM KNOW-HOW

Was ist ein Asset? Was sind Metadaten? Wie funktioniert Digital Asset Management?
Mit unserem DAM Know-How möchten wir Ihnen die ersten Schritte in die Welt des Digital Asset Management erleichtern.

Zögern Sie nicht, uns persönlich anzusprechen. Die royalmedia unterstützt Sie durch eine seriöse Beratung, installiert und betreut Hard- und Software, schult Ihr Personal und bietet Ihnen Hotline- sowie Vorortsupportverträge.

 

FAQs

Was ist ein Asset?
Als Asset wird jede Form von digitalen Daten bezeichnet – egal ob ein Bild, InDesign-Dokumente, Video, Audio, HTML-Dateien, XML-Dateien etc. oder sogar proprietäre Formate, die ein Unternehmen z.B. für die Nutzung im eigenen Unternehmen selbst entwickelt hat.

Diese Assets sind für Unternehmen digitale „Vermögenswerte“, wie z.B. Logos, Videos, Pläne, Dokumente uvm.

Was ist Digital Asset Management?
Digital Asset Management ist
1.) die Speicherung, Verwaltung und Verteilung von Daten,
2.) die Bereitstellung der Daten für Dritte (Mitarbeiter, Kunden, Partner, Internet-User etc.),
3.) die Arbeit mit Daten, z.B. im Rahmen von Workflows wie etwa der Bildbearbeitung.
Worin liegt der Unterschied zwischen DAM und CMS?
DAM ist die Speicherung, Verwaltung und Pflege der für das Unternehmen wichtigen digitalen Assets.
CMS ist die Erstellung und Verteilung redaktioneller Inhalte auf verschiedensten Kanälen.

Content Management Systeme (CMS) haben oft auch ein eigenes DAM oder können an das im Unternehmen verwendete DAM durch Schnittstellen angebunden werden.
Mehr Info dazu auf der Seite unseres Partners CANTO

Was sind Metadaten?
Metadaten sind zusätzliche Informationen zu Daten, z.B. Copyright-Informationen zu Fotos, Beschreibungstexte für Video- und Audio-Dateien etc.. Metadaten beschreiben aber auch das Dateiformat, die Dateigröße, das Erstellungsdatum und vieles mehr.
In Cumulus können benutzerdefinierte Metadaten wie z.B. Produktnummern u. ä. konfiguriert und gepflegt werden.

Metadaten helfen dabei, digitale Daten einzuordnen, zu beschreiben, zu verschlagworten und schließlich auch wiederzufinden.

Wie funktioniert die Suche in DAM?
In der Regel werden eine QuickSearch, eine erweiterte Suche und verschiedene Filter- und Sortiermöglichkeiten angeboten.
Wie diese genau umgesetzt oder konfiguriert werden hängt von den konkreten Wünschen des Unternehmens ab.

Wichtig: Die Suche ist immer nur so gut wie die Verschlagwortung – also das Versehen der digitalen Daten mit Metadaten!

Was sind die Hauptfunktionen eines Digital Asset Management-Systems?
Ein DAM-System dient zur Speicherung und Verwaltung von digitalen Assets (= digitale Vermögenswerte). Es ist ein Recherchetool für Benutzer und dient zur Verteilung der Daten an verschiedene Kanäle, z.B. Drittsysteme.
Was bedeutet Ein- und Auschecken?
Ein- und Auschecken ist die Versionierung von Daten. Die bestehende Version einer Datei wird durch eine neuere ersetzt, z.B. bei der Bildbearbeitung.
Je nach Konfiguration im DAM werden die alten Versionen aber aufbewahrt und können falls notwendig von den Usern eingesehen werden.

In Cumulus bedeutet auschecken, dass eine Datei von einem Benutzer heruntergeladen und im DAM so markiert wird, dass andere User sehen können, dass die Datei gerade in Bearbeitung ist. Solange eine Datei ausgecheckt ist kann ein anderer Benutzer keine neue Version der Datei hochladen.
Mit dem Einchecken lädt der Benutzer dann eine neue Version der Datei in das DAM.

Wie sicher sind meine Dateien?
In Cumulus gibt es ein umfangreiches Rechte-Management, dass es ermöglicht den Zugriff von Usern auf bestimmte Daten und Metadaten zu beschränken.
Zudem kann festgelegt werden, wer welche Aktionen (z.B. Änderung von Metadaten, Einchecken einer neuen Version usw.) vornehmen darf. 
Mehr Info dazu auf der Seite unseres Partners CANTO
Wie funktioniert die Systemplanung und Implementierung durch die royalmedia?
In einem ersten Gespräch findet eine Ist- und Bedarfs-Analyse mit unseren Kunden statt.
Falls notwendig folgt eine genauere Ermittlung in einem Workshop o.ä..
Dann erfolgt die Konzeptionierung durch unser Expertenteam und die Präsentation des Konzepts, das individuell auf das Unternehmen zugeschnittenen wird. Abschließend implementieren wir das System beim Kunden.
Unsere DAM-Systeme werden in Folge von unseren qualifizierten Mitarbeitern supportet. Selbstverständlich schulen wir Ihr Personal im Umgang mit dem neuen System und schreiben individuelle Handbücher.
Welche Dateitypen werden von unseren DAM-Lösungen unterstützt?
Cumulus kann in der Regel alle Dateitypen speichern und verwalten.
Welche gewinnbringenden Verbesserungen erzielen Sie mit Digital Asset Management?
• Zentrale Verwaltung digitaler Assets/Vermögenswerte
• Leichtes und deutlich schnelleres Auffinden von den aktuellsten Daten
• Assets können allen Mitarbeitern, Partnern, Kunden etc. zur Verfügung gestellt werden, wobei das Rechtesystem dabei hilft, unbefugten Zugriff zu verhindern
• Unterstützung und/oder Verbesserung von Workflows
• Anbindung an andere Systeme möglich, um Assets z.B. auch im CMS zur Verfügung stellen zu können